Deze werkwijze is in lijn met vorig
jaar gemaakte werkafspraken. Daarin zijn de samenwerking, afstemming en
communicatie tussen de haven- en vaarwegbeheerders, loodsen,
sleepdiensten en bedrijfsleven vastgelegd.
In de werkafspraken is vastgelegd dat
elk zeeschip naar Gent en Terneuzen al 6 uur voor de aankomst bij de
loodskotter op zee ingepland wordt. Zo wordt het beter mogelijk om de
benodigde capaciteit bij de diverse dienstverleners in te plannen. Ook
is het de bedoeling dat filevorming voor de sluizen van Terneuzen wordt
voorkomen en tevens dat eventuele onverwachte zaken die zich tijdens de
reis van een schip voordoen veel impact hebben op de planning van andere
schepen. Daarom moeten alle dienstverleners rekening houden met elkaars
planning en wordt met name de rol van de planners cruciaal. De planning
wordt transparant en beschikbaar voor alle deelnemende partijen door
een speciaal systeem om de informatie uit te wisselen.