Draaiboek essentieel voor evenement met 18 schepen en 700 scholieren

Zeilvloot Monnickendam heeft voor het 4e Gymnasium in Amsterdam een zeilwedstrijd met 18 schepen georganiseerd. Het werd geen vette wind en snelle manoeuvres met doorgewinterde zeebonken, maar dobberend finishen en een frisse duik met 700 scholieren, medewerkers en docenten.

Door Pilou Ronchetti
De zeildag op vrijdag 3 september begon met gekrioel van jongeren op het Havendijkje, een zonnetje, een licht windje, witte wolkenplukken en heel veel schepen. Omdat de haven van Monnickendam zoveel scheepsbewegingen niet aankan, week de vloot uit naar Volendam, waar ook de jaarlijkse kermis plaatshad.

• Zeilvloot Monnickendam organiseert eerste mega-zeiltocht

• ‘Schepen lang aan het lijntje gehouden' 

Om zo'n grote groep aan te kunnen is een strakke planning nodig, met een gedetailleerd draaiboek en een palaver voor de schippers voorafgaand aan het inschepen. Volgens Marjolein van der Heide-Verheij, contactpersoon grote groepen en evenementen van Zeilvloot Monnickendam is de dag volgens het draaiboek verlopen.

Zelfstandig
Zeilvloot Monnickendam bestaat uit 17 zelfstandige schipper-eigenaren, die hun boekingen geheel of gedeeltelijk zelf verzorgen, zonder tussenkomst van een boekingskantoor. Marjolein van der Heide-Verheij is mede-eigenaar van de Vrouwe Frida Cornelia. Zij beantwoordt aanvragen van mensen die een groter evenement willen organiseren dat niet op één schip kan worden gehouden of omdat de gasten graag een regatta willen varen.
Omdat de totale capaciteit van de schepen van Zeilvloot Monnickendam te klein was voor 700 scholieren en een aantal Zeilvloot-schepen al was geboekt, werden zeven extra collega-schippers uit andere havens benaderd. ‘Ik heb van collega's uit andere havens hele enthousiaste reacties gekregen op onze werkwijze', zegt Van der Heide-Verheij.

Reservering
Bij de organisatie van zo'n evenement komt nogal wat kijken. Kan het vanuit Amsterdam? Of toch vanuit Monnickendam? Hoeveel gasten varen er precies mee? Is er genoeg plek in de haven? Welke schepen kunnen naast elkaar liggen? Hoelang hebben de schepen nodig om te manoeuvreren? Hoe komen de gasten aan boord?
En er waren voor de boeking op 3 september nog andere obstakels te overwinnen. Van der Heide-Verheij: ‘Een deel van de, toch al kleine, Monnickendammer haven was gereserveerd voor de Rond- en Platbodems die hun nationale kampioenschap houden. Dat weekend was de binnenhaven van Monnickendam ook al gereserveerd voor de jaarlijkse Operanacht. Dan maar uitwijken naar Volendam, maar daar is kermis. En voor het wedstrijdelement moesten we ook contact opnemen met de Rond- en Platbodems om elkaar niet in de weg te zitten.'
Van der Heide-Verheij heeft sinds begin april contact onderhouden met zowel de klant als de schepen om alles rond te breien. ‘Het 4e Gymnasium benaderde de Zeilvloot Monnickendam in maart via de website. Ze vonden het programma zo leuk.' Het duurde lang voordat de optie kon worden omgezet in een reservering. ‘Ik moest de schepen best lang aan het lijntje houden. Toen ik hoorde dat het doorging was ik echt heel blij. Daarna ging het allemaal snel met het ondertekenen van de contracten en het voldoen van de betalingen.'

Finish
‘Is de wedstrijd al begonnen', vraagt één van de scholieren op de Zuiderzee, als het schip vlak voor de finishlijn ligt in een windstilte en de tjalk Anna van Nieuwkoop net als eerste over de finishlijn is gevaren. Na een moeizame finish, omdat de wind wegvalt duurt het allemaal veel langer dan gedacht, is het tijd voor een frisse duik. Vooral het ankeren en zwemmen na de wedstrijd vallen tijdens de dag zelf erg in de smaak bij de scholieren. De schepen liggen en masse voor de Volendammer haven als de scholieren het water inspringen.
De Zeilvloot heeft dit jaar een totaal van 1225 gasten tijdens groepsboekingen binnengehaald met een totale omzet van ruim 50.000 euro.